Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Hakkında Bilgilendirme ve Aydınlatma Metni

Veri Sorumlusunun Kimliği ve Veri Süjesi Gruplar

Özgür Ünüvar Bakiler Avukatlık Ortaklığı (Ankara Barosu’na 37 Sicil Numarası ile kayıtlı adı ile ‘Özgür Bakiler Avukatlık Ortaklığı’) (“OUB”) olarak, hukuki hizmetlerimizden yararlanan tüm müvekkillerimize, tedarikçilerimize ve bunların çalışan, stajyer, yönetici ve hissedarlarına, ofisimize gelen ziyaretçilerimize ve OUB nezdinde çalışmak için özgeçmişlerini gönderen çalışan ve stajyer adaylarına ait elde ettiğimiz kişisel verilere ilişkin olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) ve ilgili düzenlemelere uygun hareket edebilmemizi teminen aydınlatma yükümlülüğü kapsamında aşağıdaki hususları bilgilerinize sunuyoruz:

İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Yöntemleri

Gerçek kişi müvekkillerimiz veyahut tüzel kişi müvekkillerimizin gerçek kişi temsilcileri ve çalışanlarınca OUB’den hukuki danışmanlık hizmeti alımı veya mahkeme yahut diğer alternatif uyuşmazlık çözümü mercilerince temsil için talepte bulunulduğunda (potansiyel müvekkillerimiz dahil), söz konusu talebin OUB’ye ulaşma yöntemine göre elektronik ortamda (web-sitesi portalı veya e-posta aracılığıyla) yahut fiziki ortamda (niyet mektubu, sözleşme vb.) işlenebilmektedir. OUB ile ticari ilişkisi bulunan gerçek kişi tedarikçilerimiz ile tüzel kişi tedarikçilerimizin çalışan, stajyer, yönetici ve hissedarlarına ait kimlik ve iletişim verileri ve finansal bazı veriler elektronik ve fiziki ortamlarda işlenmektedir. Çalışan adaylarınca kendi inisiyatiflerinde OUB’ye gönderilen başvuru ve özgeçmiş içeriğinde yer alan her türlü kimlik, iletişim, özlük, mesleki deneyim, eğitim verileri ve ilgi alanlarına ilişkin veriler işe alım süreçlerinde değerlendirilmek üzere ve sadece bu amaçla elektronik ortamda saklanmaktadır.

Bu veriler, KVK Kanunu’nun 4. maddesindeki usul ve esaslara uygun olarak ve 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenmektedir.

İşlenebilecek kişisel verileriniz arasında;

• Kimlik Bilgileri (Ad, soyad, doğum tarihi, doğum yeri, T.C. kimlik numarası, cinsiyet, anne-baba adı vb. bilgiler)
• İletişim Bilgileri (Adres, e-mail ve telefon numarası vb. bilgiler)
• Özlük Bilgileri (Özgeçmiş bilgileri, işe giriş-çıkış belgeleri, disiplin soruşturma bilgileri)
• Mesleki Deneyim Bilgileri (Diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri, ilgi alanları)
• Finans Bilgileri (Banka hesap numarası, IBAN, kredi kartı numarası vb. bilgiler)
• Müşteri İşlem Bilgileri (Talep edilen hizmetin niteliği, ifa tarihi, ödeme yöntemi ve fiyatına ilişkin bilgiler)
• Hukuki İşlem Bilgileri (Dosya numarası, mahkeme adı vb. bilgiler)
• İşlem Güvenliği Bilgileri (İnternet logları, (IP, MAC, erişilen alan ve mail adresleri gibi trafik verileri)
• Fiziksel Mekan Güvenliği Bilgileri (Kamera görüntüleri, otoparkın kullanılması durumunda araç plakaları), yer almaktadır.

Veri İşleme Hukuki Sebepleri ve Amaçları

KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, ilgili kişisel veriler, sözleşmenin kurulması ve ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması, kanunlarda açıkça öngörülmesi, hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için zorunluluk arz etmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve meşru menfaatlerimiz için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. Veri kategorilerine göre veri işlemenin hukuki sebepleri aşağıdaki gibidir:

OUB’nin olağan avukatlık faaliyetlerinin yürütülmesi, yazışmaların yapılması, alım-satım, avukatlık hizmetleri ve diğer türden sözleşmelerin kurulması ve yönetimi, muhasebe ve finans işlemlerinin yürütülmesi, özlük dosyalarının tutulması ve risk yönetimi süreçleri kapsamında işlenen kimlik, iletişim, finans, özlük, mesleki deneyim, müşteri işlem ve tedarikçi işlem verileri “kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “sözleşmenin kurulması ve ifasıyla doğrudan ilgili olması” ve “hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmemiz için zorunluluk arz etmesi” hukuki sebeplerine dayanarak işlenmektedir.

İnternet kayıtları ve ziyaretçi kayıtlarının tutulması süreçlerinde elde edilen işlem güvenliği verileri “kanunlarda açıkça öngörülmesi” ve “meşru menfaatlerimiz için veri işlemenin zorunlu olması” sebeplerine dayanarak işlenmektedir. OUB tarafından elde edilen fiziksel mekan güvenliği verileri yine OUB’nin “meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.

Çalışan ve stajyer adaylarınca tarafımıza gönderilen özgeçmişler ve başvuru evrakı içerisinde yer alan her türlü kimlik, iletişim, özlük, mesleki deneyim dahil her türlü kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler personel seçme ve yerleştirme süreçleri kapsamında “sözleşmenin kurulması ve ifasıyla doğrudan ilgili olması” ve “meşru menfaatlerimiz için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanarak işlenmektedir.

Söz konusu kişisel veriler tarafınızca OUB’ye iletilen yazılı ve (kayda alınacağı açıkça belirtilen) sözlü bilgilerden, resmi kurum ve kuruluşlardan, Şirket faaliyetleri kapsamında kullanılan uygulama ve yazılımlar ile kapalı devre kamera sistemlerinden toplanabilmektedir. Uygulama ve yazılımlar aracılığıyla yalnızca işlem güvenliği verileri, kamera sistemleri aracılığıyla yalnızca fiziksel mekân güvenliği verileri elde edilmektedir. Diğer veri kategorilerinin tamamı veri sahibi sıfatıyla tarafımıza ilettiğiniz fiziki ve elektronik evrak ve yazışmalardan elde edilmektedir. Tüm veri kategorilerinde işlenen veriler hem otomatik hem de otomatik olmayan yollarla işlenebilmektedir.

Veri işleme amaçlarımız arasında tarafımızca söz konusu iş ilişkilerinin sürdürülebilmesi, sözleşmelerin ve operasyonel süreçlerin yönetimi, sözleşme kurulması, ticari iletişimin sağlanması ve OUB’nin finansal ve hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilebilmesi, ilgili hukuki işlemlerin gerçekleştirilebilmesi, hizmetin sunulabilmesi ve sözleşmenin ifası, muhasebe kayıtlarımızın ve tahsilat süreçlerimizin yürütülebilmesi, hizmetlerimizin analiz edilebilmesi, geliştirilebilmesi ve müşteri memnuniyetinin tespit edilebilmesi ile kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi, denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş sürekliliğinin sağlanması, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi, işyerlerimizin fiziki ve siber güvenliğinin sağlanması ve OUB’nin yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmesi yer almaktadır.

Cookie’lere İlişkin Aydınlatma

OUB, “https://oublegal.com” web sitesi üzerinden kişisel veri işlemekte ve internet çerezleri kullanmaktadır (cookie). İnternet sitelerimizi ziyaret eden kişilerin, kullanımı zorunlu çerezler (cookie) ile (kullanıcı tercihlerine bağlı olarak) işlevsel çerezler ve analitik ve performans çerezleri tarafından işlenen verileri OUB’nin web sitesinin hatasız ve hızlı biçimde çalışabilmesi ve siber güvenliğin tesisi amaçlarıyla işlenmektedir. Web sitemizdeki tüm çerezler “birinci taraf” çerezlerdir.

Kullanılan çerezler arasında

• Zorunlu Çerezler (Web sitesinin güvenliği ve izin tercihlerinizin ayarlanması gibi web sitesinin temel özelliklerinin etkinleştirilmesi için gerekli olan çerezler)
• İşlevsel Çerezler (Ziyaretçilerin site içerisinde gerçekleştirdiği tercihleri hatırlamak üzere kullanılan çerezlerdir. Örneğin web sitesinin dilini değiştirdiğinizde bu çerezler tercihinizin oturum boyunca geçerli olmasını sağlar)
• Analitik/Performans Çerezleri (Ziyaretçilerin web sitesi ile nasıl etkileşimde bulunduğunu anlamak için kullanılan, ziyaretçi sayısı, siteden hemen çıkma oranı, trafiğin kaynağı vb. konularda bilgi veren çerezler), bulunmaktadır.

Çerezler yoluyla işlenen kişisel verilerinizin işlenmelerinin hukuki sebepleri , her üç kategoride bulunan çerezler bakımından da KVKK’nın 5. maddesi 2. fıkrası uyarınca veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olmasıdır.

Çerez tercihlerinizi “Çerez Ayarları Paneli”nden değiştirebilirsiniz.

İşlenen Verilerin Saklama Süreleri

İşlenen verilerin saklanma süreleri OUB Veri İşleme ve İmha Politikası çerçevesinde belirlenmiştir. Verilerinizin saklanıp saklanmadığı yahut kalan saklama süresi hakkında bilgi edinmek için aşağıda “Kişisel Verilerin Korunmasına Yönelik Haklarınız” başlığında açıklandığı şekilde başvuruda bulunabilirsiniz.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçlar ile Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metni’nin 2. maddesinde açıklanan amaçlarla ve ilave olarak; OUB’nin sözleşmesel yükümlülüklerinin ifası ve kanuni yükümlülüklerinin yerine getirilmesi veya yasal haklarının korunması veya tesisi amaçlarıyla; diğer resmi kurum ve kuruluşlara, bağımsız denetim şirketlerine, mahkemelere, arabuluculara, tahkim hakem ve komisyonlarına, OUB’nin mali müşavir ve gümrük müşavirlerine ve diğer danışmanlarına, kamuya ait ve özel bankalara ve hizmetlerinden faydalandığımız ve yurt içinde bulunan bilgi teknolojileri hizmeti sunan şirketlere Kanun’da yer alan ölçülülük ve amaçla bağlılık prensipleri çerçevesinde aktarılabilecektir.

Kişisel Verilerin Korunmasına Yönelik Haklarınız

Kişisel verilerin korunması mevzuatı çerçevesinde:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve tarafımızca bu amaçlara uygun olarak kullanıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini ve aktarılmışsa aktarılan üçüncü kişilere de bildirilmesini talep etme,
• İşlenme şartlarının ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini ve aktarılmışsa aktarılan üçüncü kişilere de bildirilmesini talep etme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıktığını düşünüyorsanız bu duruma itiraz etme, 
• Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle bir zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarınız mevcuttur.

Kanun kapsamında, kişisel verilerinizle ilgili başvurularınızı aşağıda belirtilen kanallardan birini kullanarak yapabilirsiniz:

• Fiziksel belgelerinizi Güneş Sokak No: 13/6, Güvenevler, Ankara, Türkiye adresimize bizzat teslim edebilir veya kimliğinizi doğrulayan belgelerle birlikte bir noter aracılığıyla gönderebilirsiniz.
• OUB’de tanımlı e-posta adresiniz ile info@oublegal.com e-posta adresine güvenli elektronik imza kullanarak da başvurunuzu iletebilirsiniz.

Veri Sorumlusuna Başvuru Esas ve Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuzun Türkçe olması ve başvuruya:

1. Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
2. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
3. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
4. Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
5. Talebin konusu bulunması, konuya ilişkin bilgi ve belgelerin eklenmesi zorunludur.

OUB, Kanun’un 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerini, en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandıracaktır. İşlemin maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen tarife uygulanacaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçelendirilecektir.

Bilgi edinilmesini rica ederiz.